Por qué menos es más a la hora de ser más productivo
Una de las necesidades que tenemos hoy en día es hacer más con menos, sobre todo empleando cuanto menos tiempo mejor. Parece como si la multitarea de los ordenadores se estuviese trasladando poco a poco a los seres humanos y que el aumento de la capacidad de procesamiento de las máquinas nos obligase también a ser más productivos. Ya sabes, estamos en la era de la sociedad de la alta velocidad en sus diferentes ámbitos, al menos eso opina Harmut Rosa en su libro High Speed Society.
Quizás ese afán por hacer más con menos nos lleve a saltar de unas cosas a otras, como haciéndonos creer que hemos estado trabajando en muchas cosas distintas. Pero este no es más que uno de los trucos que nuestra mente utiliza para que no nos sintamos decepcionados por el poco avance que estamos consiguiendo en nuestros objetivos más importantes. Lo normal es que saltemos de unas actividades a otras, sin ningún orden ni criterio y muchas veces nos encontraremos que al final del día hemos estamos empleando nuestro tiempo en tareas que ni son urgentes ni son importantes para nosotros.
Contrariamente a lo que se cree o se piensa, la multitarea lleva implícita en la mayoría de los casos una pérdida de concentración, o mejor dicho multitarea igual a dispersión. Nos autoconvencemos de que seremos capaces de hacer muchas cosas en poco tiempo, pero la realidad con la que nos encontramos es que casi nunca tenemos tiempo suficiente o que hemos estado ocupado con muchas cosas pero avanzando muy poco. Sí, se está en muchos fregados o haciendo muchas cosas diferentes, pero ¿se es realmente productivo? ¿Realmente se hicieron las tareas importantes que permitieron avanzar en los proyectos clave? Esta y otras muchas preguntas nos hacen reflexionar sobre la importancia de que debemos focalizarnos en aquellas tareas que más nos ayuden a avanzar en nuestros objetivos o metas.
Esto es lo que también encontramos en el famoso principio de Pareto, o regla del 80/20, la cual explica que el 80% de los resultados que obtenemos proviene sólo del 20% del esfuerzo que hacemos. ¿Te imaginas que fuésemos capaces de eliminar de nuestro tiempo aquellas tareas o actividades que no nos aportan mucho para así poder incrementar el tiempo que dedicamos a aquello que más nos ayuda a avanzar?
Desde hace tiempo aplico algunas técnicas que me han ayudado a ser más productivo y a conseguir más con menos. Su éxito depende de su práctica, es decir que cuanto más practicas mejor resultado obtienes. Hay tres que considero muy importantes:
1) Incorpora la regla de Pareto a tu planificación semanal: En primer lugar deberás reflexionar sobre cómo estás gestionando actualmente el tiempo con el objetivo de encontrar aquellas tareas o actividades (las del 20%) que más te ayuden a avanzar en tus objetivos. Ponlas como prioritarias en tu agenda semanal. Esto te ayudará a disminuir la dispersión y a tener una mayor sensación de logro conforme las terminas.
2) No tengas demasiados objetivos al mismo tiempo: en mi experiencia cuando intento alcanzar muchos objetivos (que no tareas simples) a la vez obtengo menor resultado. Aunque está bien ser ambicioso a la hora de plantearte objetivos, tampoco es bueno pasarse. Si te planteas mucho más de lo que puedes llegar a conseguir, al final te llega una sensación de agobio y de estrés por no ser capaz de cumplir con lo que te habías propuesto. En lugar de esto, plantéate de forma realista y teniendo en cuenta el tiempo del que dispones qué objetivos crees que puedes cumplir durante la semana. Stephen Covey, un guru en esto de la gestión del tiempo, propone planificar cinco grandes rocas, o cinco grandes objetivos que queremos alcanzar. En mi caso suelo plantearme entre 4 y 7 objetivos por semana, no más y no menos.
3) Mejora la concentración: de nuevo lo importante aquí es disminuir la dispersión todo lo que sea posible. Para ello utilizo la técnica de pomodoro que consiste en alternar el trabajo y el descanso para que la concentración sea mayor cuando estés realizando la tarea. En mi caso utilizo períodos de 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso y dependiendo del día y de la agenda hago un descanso largo cuando llevo varios pomodoros conseguidos. La técnica habla de hacer un descanso de 30 minutos cada cuatro pomodoros.
Es una técnica que conocí hace varios años pero que no supe sacarle provecho hasta hace poco. Supongo que mi mente no paraba de inventarse excusas para no tener que estar concentrado en una misma tarea durante mucho tiempo y rechazaba la técnica. Pero lo mejor es probarla, ya que después de su uso me di cuenta (objetivamente) que conseguía más de lo que me había propuesto inicialmente.
Estas son algunas de las técnicas que aplico en mi día a día y que me han ayudado a mejorar mi productividad, o dicho de otro modo a conseguir más con menos. ¿Se te ocurre alguna otra que también que ayude a conseguir más con menos?